O projeto combate a fragmentação dos arquivos do MP/SE, haja vista que cada setor, Promotoria ou Procuradoria guarda seus documentos por tempo indeterminado em arquivos próprios. Outro aspecto tratado pelo projeto são os descartes ou extravios de documentos, ocasionando a perda da informação e da memória organizacional.
O projeto combate a fragmentação dos arquivos do MP/SE, haja vista que cada setor, Promotoria ou Procuradoria guarda seus documentos por tempo indeterminado em arquivos próprios. Outro aspecto tratado pelo projeto são os descartes ou extravios de documentos, ocasionando a perda da informação e da memória organizacional.
a) acompanhar o documento em seu ciclo vital, compreendendo desde a sua origem, passando pela guarda nos arquivos correntes, intermediários e permanentes, ou até mesmo o seu correto descarte; b) redução da massa documental produzida pela instituição sem valor probatório ou histórico, otimizando os custos com a guarda dos documentos e diminuição do uso de espaço físico, com foco na preservação dos documentos de guarda permanente; c) modernizar e ampliar o Arquivo Central do MP/SE, através da criação de um espaço propício para o recebimento e preservação da documentação produzida na Instituição.
No contexto do projeto, foram efetuadas as seguintes entregas: a) Alocação de espaço para o novo Arquivo Central; b) Preparação do espaço para o novo Arquivo Central; c) Realização de Capacitação sobre o tema Gestão de Documentos Eletrônicos; d) Elaboração de Plano de Classificação de Documentos; e) Elaboração de Tabela de Temporalidade; f) Elaboração e publicação de Manual de Gestão de Documentos; g) Realização de Piloto no setor de Controle Externo; h) Elaboração e publicação de ato normativo criando a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD.