O projeto combate a fragmentação dos arquivos do MP/SE, haja vista que cada setor, Promotoria ou Procuradoria guarda seus documentos por tempo indeterminado em arquivos próprios. Outro aspecto tratado pelo projeto são os descartes ou extravios de documentos, ocasionando a perda da informação e da memória organizacional.

Práticas possíveis, segundo a metodologia: 1. Utilização de quadro kanban para gestão do trabalho em progresso; 2. limitação do trabalho em progresso para manutenção da sustentabilidade do sistema de trabalho; 3. cerimônias, como as de abastecimento do sistema; 4. foco na melhoria contínua do fluxo de trabalho; 5. utilização de métricas como Tempo de Espera (lead time) e Vazão (throughput); 6. Gráficos de Histograma de lead time e Diagrama de Fluxo cumulativo para acompanhar a eficiência do sistema de trabalho.

Oferta de condições para que o trabalho distribuído seja viável, a partir da implantação institucional do trabalho remoto, utilização de sistemas como Drive (para armazenamento e colaboração da equipe), GED (tramitação eletrônica de documentos), meet (comunicação síncrona com equipe e clientes da auditoria) e linhas telefônicas inteligentes (que permitem o recebimento de ligações direcionadas aos ramais nos celulares particulares dos servidores).

Iniciativa para compartilhamento de reflexões e debates aprofundados em torno de temas pertinentes à inovação em governo e controle. Acesse https://medium.com/inova%C3%A7%C3%A3o-em-governo-e-no-controle

É um modelo de operação que descreve as atividades chaves necessárias para responder as demandas.

A iniciativa busca analisar e gerar inteligência sobre dados das atividades ministeriais e da sociedade civil, garantindo assim a transformação de informação em conhecimento a partir de um modelo de governança de dados baseados nos pilares: foco no valor; pense e trabalhe holisticamente; comecede onde você está; mantenha simples e prático; progrida iterativamente com feedback; otimize e automatize; colabore e promova visibilidade.

A iniciativa busca um referencial baseado na distribuição de esforços nas esteiras de produção seguindo a lógica de Pareto (80/20), potencializando o desenvolvimento de novos serviços em médio e longo prazos sem afetar o fluxo dos projetos em execução.

O projeto aplica a remodelagem dos fluxos e processos com base na biblioteca de Infraestruturade Tecnologia da Informação (ITIL4); a atualização do modelo estratégico da Diretoria com ampla influência no framework dos 3 dos Horizontes de Inovação e Crescimento de McKinsey; atualização do Plano de Trabalho utilizando padrões de mercado para melhoria dos modelos atuais, são eles: Design Thinking, Lean e Agile; auxílio na remodelagem do fluxo institucional de projeto e gestão de portfolio, subsidiando a proposta da Diretoria de Gestão Estratégica com capital intelectual.

A Secretaria-Geral de Planejamento Institucional SGPI percebeu, em sua atuação gerencial e estratégica, que a Instituição carece de um mecanismo procedural que torne a gestão de projetos transparente para toda a casa. Para isso, se faz necessário, primeiramente, que a Administração Superior tenha elementos técnicos para subsidiar o processo decisório da governança no planejamento, além de otimizar iniciativas de projetos e a dispersão de esforços, por meio da gestão de portfólio, com a intenção de proporcionar maior coesão e concretude ao princípio da unidade institucional. Para tanto, a SGPI, divulgará em sua página da intranet o macrofluxo de institucionalização de projetos, no âmbito do MPRJ, que prevê via única e exclusiva para propositura de projetos institucionais, a ser seguida nos termos do presente documento.

Visando à confiabilidade, à segurança e à garantia de critérios objetivos de julgamento para formação de uma lista de atendimento dos pedidos de institucionalização de projetos, foram estabelecidos critérios de priorização pensados pelas áreas técnicas das diretorias da SGPI, que se debruçaram sobre a matéria de forma ampla, levando em consideração, principalmente, as características da cultura organizacional da Instituição.

Com base nos fundamentos apresentados, sugeriu-se que projeto “Racionalizar as Atividades dos Órgãos de Execução” busque viabilizar, de forma concreta, as condições necessárias de apoio às Procuradorias e Promotorias proporcionando a transformação de um modelo de gestão burocrática para um modelo gerencial que sirva de alicerce para uma atuação proativa, focada em resultados e rápidas respostas à sociedade. Com isso, propôs-se que o PGA 2021-2022 possa impulsionar as estruturas do MPRJ a atuarem de forma sinérgica, no sentido de promover essa transformação. Para isso, as áreas precisarão refletir e empregar esforços para buscar soluções que respondam à seguinte questão: “De que forma a sua área pode contribuir para a otimização das atividades referentes às funções finalísticas e meio, a fim de torná-las mais eficientes?”

Com três etapas previstas, o ritual de entrega de produto da Gerência busca um processo de engajamento e usabilidade. A Primeira Entrega é apresentada para Diretoria, Gerência e Assessoria de Planejamento e Modernização. A Segunda Entrega é apresentada para o cliente (Promotoria, Procuradoria, Secretaria, Centro de Apoio) Por fim, a Terceira Entrega é apresentada para Instituição, tendo como seu representante a SGPI.

O programa foi construído a partir da experiência inédita dos servidores do MPRJ que, diante do isolamento social, adotado pela Instituição para conter o avanço da COVID-19, tiveram de adaptar a maioria de suas atividades realizadas presencialmente à nova realidade do trabalho remoto. No período de mais de oito meses, o CRAAI Rio e seus supervisores acompanharam a dedicação de cada funcionário na superação dos desafios diários, com respostas criativas e eficientes às demandas dos órgãos apoiados. Neste ponto, é importante ressaltar que as licenças do Pacote Office 365 oferecidas pela Instituição a seus membros e servidores (processo que já estava sendo implementado paulatinamente pela STIC um pouco antes de o isolamento ser decretado) permitiram às equipes desempenhar um eficiente trabalho à distância. O conjunto de aplicativos Onedrive, Sharepoint, Teams e Planner (além dos já conhecidos Word, Outlook e Excel) revolucionaram a forma de trabalho e a integração dos funcionários e suas chefias. Em Secretarias onde tais ferramentas foram amplamente utilizadas, notou-se um aumento no rol das atividades possíveis aos secretários. Por isso, o grupo que aqui se reúne é unânime em considerar uma secretaria ideal para trabalho remoto, a priori, aquela que adota e utiliza corretamente os recursos do Office 365.

O projeto se refere à codificação e sistematização das normas do Conselho Nacional do Ministério Público e do MP/SE. Busca-se sistematizar, organizar e reunir, em um único código, a legislação institucional do Conselho Nacional do Ministério Público e do Ministério Público de Sergipe, na seara extrajudicial, a fim de otimizar a gestão rotineira das Promotorias de Justiça, dotando todas as Unidades Ministeriais do MPSE de exemplar do compêndio, em meio físico e virtual.